Sidak Notaris di Kabupaten Pasangkayu

Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kanwil Kemenkum) Sulawesi Barat (Sulbar) melalui Tim Majelis Pengawas Daerah Notaris (MPDN) melakukan pemeriksaan mendadak terhadap protokol sejumlah notaris di Kabupaten Pasangkayu, Rabu, 3 Desember 2025. Pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan pengelolaan dokumen dan praktik kerja notaris telah sesuai dengan Undang-Undang tentang Jabatan Notaris.

Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya pengawasan rutin Kemenkum untuk menjamin profesionalitas dan akuntabilitas notaris di daerah. Ketua MPDN Kabupaten Pasangkayu, Juani, yang juga menjabat sebagai Kepala Bidang Kekayaan Intelektual (Kabid KI) Kanwil Kemenkum Sulbar, menjelaskan bahwa pemeriksaan ini mencakup berbagai aspek krusial.

“Kami fokus memastikan pengelolaan Protokol Notaris telah sesuai dengan ketentuan UU Jabatan Notaris. Ini termasuk aspek kelengkapan, penataan minuta akta, daftar akta, buku repertorium, serta standar penyimpanan dan keamanan dokumen,” ujar Juani.

Dalam pelaksanaannya, Tim MPDN melakukan verifikasi administrasi, peninjauan fisik minuta akta, pencocokan data pencatatan, dan memastikan kesesuaian prosedur kerja notaris dengan prinsip profesionalitas, akuntabilitas, dan kepatuhan regulasi.

Meskipun notaris secara umum telah menjalankan tugasnya, Tim MPDN menemukan sejumlah kekurangan. Hasil pemeriksaan menyoroti adanya beberapa cacat dan kesalahan penulisan, khususnya pada bagian minuta akta. Kekurangan ini, menurut tim, disebabkan oleh kurangnya kehati-hatian dalam proses penulisan.

Sebagai tindak lanjut, Tim MPDN telah memberikan rekomendasi tegas kepada para notaris. “Kami merekomendasikan agar Notaris meningkatkan pengawasan yang ketat terhadap staf mereka, sehingga kesalahan administratif, sekecil apa pun, tidak terulang kembali. Akta notaris adalah dokumen hukum yang harus bebas dari kecerobohan,” tutup Juani.

Fokus pada Pengelolaan Dokumen

Pemeriksaan yang dilakukan oleh Tim MPDN mencakup beberapa aspek penting dalam pengelolaan dokumen. Berikut beberapa hal yang diperiksa:

  • Kelengkapan dokumen: Memastikan semua dokumen yang diperlukan tersedia dan lengkap.
  • Penataan minuta akta: Mengecek apakah minuta akta disusun dengan rapi dan sesuai standar.
  • Daftar akta: Memverifikasi keakuratan dan kelengkapan daftar akta yang disimpan.
  • Buku repertorium: Meninjau ketersediaan dan penggunaan buku repertorium sebagai referensi.
  • Standar penyimpanan dan keamanan dokumen: Memastikan dokumen disimpan dalam kondisi aman dan terorganisir.

Tindakan yang Dilakukan Tim MPDN

Selain melakukan pemeriksaan, Tim MPDN juga melakukan beberapa tindakan untuk memastikan kepatuhan notaris terhadap aturan yang berlaku. Berikut beberapa langkah yang dilakukan:

  • Verifikasi administrasi: Memastikan semua dokumen administratif sesuai dengan peraturan.
  • Peninjauan fisik minuta akta: Melihat langsung minuta akta untuk memastikan keakuratannya.
  • Pencocokan data pencatatan: Memverifikasi data yang dicatat dalam sistem dengan dokumen fisik.
  • Memastikan kesesuaian prosedur kerja: Memastikan prosedur kerja notaris sesuai dengan prinsip profesionalitas dan kepatuhan regulasi.

Rekomendasi untuk Para Notaris

Setelah menemukan beberapa kekurangan, Tim MPDN memberikan rekomendasi kepada para notaris. Berikut beberapa rekomendasi yang diberikan:

  • Meningkatkan pengawasan terhadap staf: Memastikan staf tidak melakukan kesalahan administratif.
  • Memberikan pelatihan lebih lanjut: Untuk meningkatkan pemahaman dan keahlian staf dalam mengelola dokumen.
  • Menggunakan sistem digital: Untuk meminimalkan kesalahan manual dan meningkatkan efisiensi.

Pentingnya Akta Notaris

Akta notaris merupakan dokumen hukum yang sangat penting dan harus bebas dari kecerobohan. Dengan demikian, setiap notaris harus memastikan bahwa semua dokumen yang dibuatnya akurat dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Hal ini juga menjadi tanggung jawab para notaris untuk memastikan bahwa masyarakat mendapatkan layanan yang berkualitas dan dapat dipercaya.